Veiksmingo savanorių bendravimo palaikymas yra būtinas kiekvienos ne pelno organizacijos sėkmei. Kad savanoriai būtų energingi ir įsitrauktų į savo darbą, svarbu jiems pranešti, kokie yra organizacijos poreikiai, išreikšti dėkingumą už pastangas ir įsitikinti, kad jie supranta, koks svarbus yra jų indėlis. Efektyvus bendravimas yra esminis elementas kuriant ilgalaikius santykius su savanoriais.
Pridėkite Savanorių skyrių į savo svetainę
Savanoriams skirtos skilties įtraukimas į savo svetainę yra puikus būdas bendrauti su esamais savanoriais ir pritraukti naujų. Savo grupės svetainėje įkūrę ir palaikydami savanorių komunikacijos centrą, savanoriams bus lengviau sekti, kas vyksta organizacijoje. Būtinai pateikite nuotraukas ar vaizdo įrašus, kuriuose pavaizduoti savanoriai (su jų leidimu). Taip pat galite skelbti tokius dalykus kaip savanorių galimybės, būsimi komiteto posėdžiai ir kita savanorius dominanti informacija. Atsižvelgdami į tai, kiek sudėtinga yra jūsų svetainė, galite suteikti galimybę savanoriams įkelti dokumentus, sekti savo darbo valandas arba peržiūrėti mokymo medžiagą.
Susipažinkite su savanoriais atlikdami apklausą
Apklausa yra naudinga komunikacijos priemonė, padedanti susipažinti su savanoriais ir sužinoti, kaip jie norėtų įsitraukti į jūsų organizaciją. Apsvarstykite galimybę pateikti apklausą savo svetainės savanorių skiltyje arba įtraukti ją į el. pašto šabloną, kuris bus išsiųstas naujiems savanoriams. Jame turėtų būti tik keli klausimai, kurie leis jums suprasti, kokio tipo savanoriškoje veikloje jie norėtų dalyvauti ir kokius įgūdžius jie turi. Tegul kas nors peržiūri rezultatus, tada asmeniškai susisiekite su informacija apie komitetus ar projektus, atitinkančius jų interesus. Įdėkite šią informaciją į savanorių duomenų bazę, kuri ateityje gali būti naudojama pranešant žmonėms, kai atsiranda naujų projektų.
Susisiekite su savanoriais per socialinę žiniasklaidą
Panaudokite savo organizacijos buvimą socialinėje žiniasklaidoje kaip komunikacijos įrankį, skirtą bendrauti su savanoriais ir kitomis suinteresuotųjų šalių grupėmis. Skatinkite savanorius sekti organizacijos socialinių tinklų puslapius ir grąžinti jiems malonę, pvz., vėl juos sekti Twitter ar Instagram. Paskelbkite nuotraukas ir antraštes, kuriose pabrėžiamas jūsų grupės savanorių indėlis, kartu su nuorodomis į grupės žiniasklaidą. Skatinkite savanorius bendrauti komentuodami ir (arba) dalindamiesi organizacijos įrašais. Skatinkite savanorių įsitraukimą į bendrąsias organizacijos komunikacijos pastangas įsteigdami socialinės žiniasklaidos komitetą, kuris koordinuotų arba padėtų skelbti socialinius pranešimus.
Skelbkite savanorių informacinį biuletenį
Daugelis ne pelno organizacijų kas mėnesį arba kas ketvirtį siunčia informacinius biuletenius savanoriams, taip pat donorams, finansavimo agentūroms, vartotojų rekomendacijų š altiniams ir kitoms grupėms. Naujienlaiškio platinimas yra puikus būdas informuoti suinteresuotas šalis apie naujausius labdaros grupės pasiekimus, dabartinius projektus ir ateities tikslus. Tai taip pat yra puiki priemonė pripažinti išskirtinių savanorių indėlį. Priklausomai nuo to, kas yra jūsų savanoriai ir kitos suinteresuotosios šalys, jums gali tekti atsispausdinti ir išsiųsti informacinį biuletenį arba jums gali būti geriau skirtas elektroninis informacinis biuletenis. Apsvarstykite galimybę pakviesti suinteresuotąsias šalis užsiprenumeruoti pageidaujamą pristatymo parinktį.
Palaikykite asmeninį kontaktą
Kalbant užmegzti ryšius su savanoriais, niekas negali pakeisti asmeninio kontakto su asmenimis, kurie dosniai aukoja savo laiką ir talentus jūsų organizacijai. Patartina periodiškai planuoti akis į akį susitikimus su savanoriais, kurie užima pirmininko pareigas arba atlieka kitus pagrindinius vaidmenis, leidžiančius jūsų labdaros grupei atlikti savo misiją. Periodiškai skambinant savanoriams užsiregistruoti gali būti veiksmingas būdas palaikyti individualų ryšį neprašant jų skirti laiko oficialiai, asmeninei diskusijai ar vaizdo konferencijai. Vykdomasis direktorius taip pat galėtų nustatyti pokalbių laiką, kai savanoriai raginami užsukti arba paskambinti asmeniniam ryšiui.
Prisijunkite per komiteto posėdžius
Savanorių komiteto posėdžiai gali būti svarbūs visų tipų projektų sėkmei. Prasidėjus naujam projektui, patartina surengti susitikimą su savanoriška veikla besidominčiais asmenimis, kad jie turėtų galimybę daugiau sužinoti apie galimus vaidmenis ir kokio laiko kiekvienam gali prireikti. Sudarius komitetą, nesvarbu, ar tai būtų specialus projektas, ar vykdoma darbo grupė, reguliarūs susitikimai ir toliau yra svarbūs norint valdyti procesą ir palaikyti veiksmingą savanorių bendravimą. Geriausia sudaryti nustatytą susitikimų grafiką, pvz., kiekvieno mėnesio trečią antradienį, kad savanoriai galėtų iš anksto susiplanuoti.
Prašykite savanorių pasidalinti atsiliepimais
Bendravimas turi vykti abiem kryptimis. Taip pat svarbu skatinti savanorius dalytis savo mintimis ir idėjomis su organizacija ir jos vadovais, kaip ir užtikrinti, kad informacija patektų į savanorius. Yra daug būdų, kaip palengvinti savanoriams teikti atsiliepimus ar dalytis pasiūlymais. Jei savanoriai reguliariai ateina į biurą, sukurkite pasiūlymų dėžutę. Arba nustatykite feedback@ el. pašto adresą, kurį savanoriai galėtų naudoti bet kada. Taip pat verta įpratinti skirti laiko žmonėms pasidalinti atsiliepimais ir pasiūlymais dėl susitikimų darbotvarkių. Galbūt netgi norėsite periodiškai surengti tikslines grupes, kad galėtumėte tyrinėti ir aptarti atsiliepimus. Svarbu tai, kad savanoriams būtų lengva pateikti atsiliepimų.
Rengkite socialinius savanorių susirinkimus
Suteikite savanoriams galimybę bendrauti vieniems su kitais per socialinius susibūrimus, kuriuose nereikia aukoti laiko ar pinigų. Apsvarstykite galimybę periodiškai surengti tik savanoriams skirtą maišytuvą savo biure arba valdybos nario ar komiteto pirmininko namuose. Pakvieskite visus, kurie savanoriavo per nustatytą laiką. Priklausomai nuo jūsų organizacijos biudžeto, galite parūpinti gaiviųjų gėrimų arba geriau suplanuoti užkandžius. Svarbiausia yra suteikti žmonėms, kurie domisi jūsų organizacija, galimybę pažinti vieni kitus ir pradėti užmegzti ryšius. Galų gale, jūsų savanoriai bus daug labiau linkę palaikyti ryšį su organizacija, jei dalyvaus ir jų draugai.
Pripažinkite savanorių pastangas
Įsitikinkite, kad savanoriai būtų pripažinti už svarbų vaidmenį, kurį jie planuoja, leisdami jūsų organizacijai įvykdyti savo misiją ar kitaip padėti svarbiems tikslams. Įsitikinkite, kad viešai minint organizaciją pripažįstami savanoriai, o ne per daug dėmesio skiriama vykdomajam direktoriui ar kitiems personalo nariams. Pavyzdžiui, siekdami organizacijos viešinimo, nukreipkite žiniasklaidos narius ar tinklaraštininkus, kad jie, be darbuotojų, apklaustų komitetų pirmininkus ar valdybos narius. Skelbdami organizacijos veiklos nuotraukas rinkitės vaizdus, kuriuose pavaizduoti savanoriai. Reklamuodami specialių renginių lėšų rinkimo akcijas, apsvarstykite galimybę skelbime nurodyti komiteto narių vardus.
Formaliai išreikšti dėkingumą savanoriams
Pripažinimas yra svarbus, bet taip pat ir įvertinimas. Būtinai padėkokite savanoriams tiek akis į akį, tiek oficialiais padėkos raštais. Apsvarstykite galimybę bent kartą per metus surengti savanorių dėkingumo renginį, pavyzdžiui, tik savanorių pietus ar kitą susirinkimą, į kurį įtraukta savanorio padėkos kalba ir apdovanojimai už paslaugą. Skirti atminimo lentos ar kitus apdovanojimus savanoriams, kurie ypač reikšmingai prisidėjo prie grupės ar yra ilgamečiai rėmėjai. Apsvarstykite metų tarnybos apdovanojimus už svarbiausius etapus, taip pat popierinius padėkos sertifikatus visiems savanoriams.
Naudokite įvairias savanorių bendravimo priemones
Bet kuri organizacija, kuri remiasi savanorių paslaugomis, turi imtis veiksmų, kad įtrauktų ir išlaikytų tuos, kurie dalijasi savo laiku ir talentu, ir įdarbintų naujus žmones padėti. Niekas nepakeičia veiksmingo bendravimo su savanoriais. Įvairių komunikacijos priemonių naudojimas padės sukurti ir įtraukti stiprią savanorių komandą, atsidavusią jūsų organizacijai. Veiksmingai bendraudami su savanoriais galėsite užmegzti tvirtus santykius su asmenimis, kurie, tikėtina, daugelį metų išliks susiję su jūsų labdaros organizacija.
