Kiekviena verslo uždarymo situacija turi skirtingą informaciją. Verslo tipas nulems, kokių veiksmų turėsite imtis jūs, jūsų klientai ar tiekėjai, kol verslas bus uždarytas visam laikui. Norėdami sukurti pritaikytą laišką, atitinkantį jūsų poreikius, pradėkite nuo laiško pavyzdžio ir pritaikykite formuluotę, kad ji atspindėtų jūsų konkrečios situacijos detales.
Verslo uždarymo laiško šablonai
Jei vadovaujate įmonės uždarymo procesui, gali būti tikslinga siųsti laiškus savo klientams ir tiekėjams. Laiškų pavyzdžiai šioms auditorijoms pateikiami čia. Kiekvieną šabloną galite pasiekti spustelėję atitinkamą paveikslėlį. Kiekvienas šablonas yra pritaikomas PDF dokumentas, kurį galima išsaugoti ir prireikus atspausdinti. Jei reikia pagalbos dirbant su dokumentais, žr. šį spausdinimo vadovą.
Kliento pranešimas
Šis šablonas skirtas siųsti klientams, kad jie žinotų, jog įmonė užsidaro. Ypač svarbu išsiųsti tokio tipo laišką, jei klientams reikia pasiimti prekes iš jūsų vietos arba imtis kokių nors kitų veiksmų prieš įmonės veiklos nutraukimą.
Pranešimas tiekėjui
Naudokite šį laišką, kad praneštumėte tiekėjams, kad jūsų organizacija nutrauks veiklą, ir būtinai pakankamai įspėjote, kad būtų galima išrašyti galutines sąskaitas faktūras, sumokėti ir išspręsti visus neišspręstus klausimus.
Priežastys rašyti verslo uždarymo laišką
Priėmus sprendimą uždaryti verslą, nepatartina tiesiog kabinti užrašo „uždaryta“ant durų. Geriausia apie uždarymą pranešti savo klientams ir tiekėjams oficialiu laišku. Jie buvo pagrindiniai jūsų verslo veiklos dalyviai, pirkdami jūsų produktus ir paslaugas, o tiekėjų atveju – teikdami jums produktus ir paslaugas, kurie buvo svarbūs jūsų verslui. Kaip vieną iš paskutinių klientų aptarnavimo veiksmų turėsite juos iš anksto įspėti, kad jūsų įmonė nebebus pasiekiama.
Verslo uždarymo laiškas yra puikus būdas profesionaliai užbaigti dabartinius verslo santykius ir paaiškinti bet kokius veiksmus, kurių turi imtis jūsų klientai ir tiekėjai. Tokio pobūdžio laiškų siuntimas parodo sąžiningas pastangas bendrauti su tais, su kuriais jūsų organizacija vykdė verslą, ir prisitaikyti prie jų. Tai taip pat gali padėti užtikrinti, kad visi reikalai būtų sutvarkyti prieš uždarant, o tai gali padėti išvengti galimų teisinių problemų.
Pranešimo apie uždarymą laikas
Nėra griežtos taisyklės, kada reikia išsiųsti verslo uždarymo laišką. Tikroji pašto data priklausys nuo kelių veiksnių.
Klientai
Norite, kad jūsų ypatingi klientai apie jūsų įmonės uždarymą sužinotų iš jūsų, o ne per gandus ar be išankstinio įspėjimo aptikę užrakintas duris. Pastebėję klientai sustiprina, kad manote, kad jie yra ypatingi, ir suteikia jiems galimybę su jumis atlikti visas būtinas paskutines verslo operacijas.
Apskritai apsvarstykite galimybę išsiųsti uždarymo pranešimą arba jo kopiją įtraukti į savo mėnesinę sąskaitą likus bent 30 dienų iki termino pabaigos. Paslaugų įmonė, pavyzdžiui, cheminė valykla ar remonto dirbtuvė, turės suteikti klientams pakankamai laiko atvykti ir pasiimti savo daiktus. Mažmeninės prekybos įmonė tikriausiai norės palikti daug laiko pardavimui, kad sumažintų savo atsargas, o verslo uždarymo laiškas bus paskelbtas prieš prasidedant pardavimui.
Tiekėjai
Paprastai geriausia informuoti tiekėjus apie savo ketinimą uždaryti likus bent 60 dienų iki paskutinės veiklos datos. Tai suteiks pakankamai laiko sąskaitoms apmokėti ir uždaryti.
Ypatingas dėmesys ateities planams
Jei parduodate verslą ir planuojate iš karto atidaryti susijusį naują verslą, galbūt norėsite kuo labiau sutrumpinti laiką tarp jų. Pavyzdžiui, galite nuspręsti atidėti įmonės uždarymo laiško išsiuntimą iki pat uždarymo datos, jei parduodate namų tvarkymo franšizę ir atidarote savo namų tvarkymo paslaugą.
Ką papasakoti laiške
Pagrindiniai verslo uždarymo laiško tikslai yra aiškiai išreikšti verslo uždarymo detales ir nuoširdžiai padėkoti skaitytojui už jo verslą ar paslaugą. Šios raidės neturi būti ilgos, kad būtų veiksmingos. Laiškas turi:
- Pasakykite skaitytojui verslo uždarymo datą
- Praneškite skaitytojui apie viską, ką jis turi padaryti (pvz., pasiimti cheminį valymą, apmokėti neapmokėtą sąskaitą arba atvykti į išpardavimą)
- Pasakykite skaitytojui, kur nukreipti savo klausimus
- Dėkojame klientui arba tiekėjui už jų verslą
Laiške neturi būti nurodyta priežastis, kodėl įmonė uždaroma. Jei priežastis yra gera žinia, pvz., savininko išėjimas į pensiją, galite nuspręsti priežastį įtraukti į laišką. Kitu atveju geriausia laiške sutelkti dėmesį į skaitytojui svarbias temas, pvz., ką jis turi padaryti ir iki kada.
Palaikykite santykius
Visada pageidautina palikti verslo santykius teigiamai. Net jei daugiau niekada neplanuojate susitikti su asmeniu ar su juo dirbti, geriausia būti paslaugiems, pozityviems ir nuoširdiems verslo užbaigimo laiškuose. Dėl jūsų profesionalumo bus lengviau uždaryti verslą ir tai gali padėti jums padėti, jei dėl ateities verslo planų ateityje dirbsite su tais pačiais asmenimis.
