Nors visose verslo konferencijose paprastai dalyvauja įvairūs pranešėjai, aptariantys dalyvius dominančias temas, geriausi renginiai apima daugybę skirtingų veiklos rūšių. Įsitikinkite, kad kitas planuojamas renginys būtų sėkmingas, įtraukdami parinktis, kurios patiks visiems tikslinės auditorijos segmentams.
Pagrindiniai garsiakalbiai
Pagrindiniai pranešėjai gali pritraukti konferencijos dalyvius. Paprastai tai yra bendri sesijų pristatymai, o tai reiškia, kad tuo pačiu metu nėra kitų pranešėjų. Temos paprastai neatitinka standartinių profesinio tobulėjimo tarifų ir siūlo įkvėpimo ar unikalių įžvalgų. Nors pagrindinius pranešėjus galima suplanuoti bet kuriuo metu, jie dažnai rezervuojami pirmajai ir paskutinei konferencijos sesijai.
Priklausomai nuo renginio dydžio ir biudžeto, kai kurios grupės įžymybes ar kitus aukšto lygio asmenis skiria pagrindiniams pranešėjams. Pavyzdžiui, Danas Ratheris buvo pagrindinis HR Floridos pranešėjas 2016 m., o Malala Yousafzai kalbės Žmogiškųjų išteklių valdymo draugijos (SHRM) 2018 konferencijoje ir parodoje. Mažesnės organizacijos dažnai rezervuoja vietines įžymybes ar motyvuojančius pranešėjus šiems užsiėmimams. Pagrindinius pranešėjus galite rasti per tokias organizacijas kaip Nacionalinė pranešėjų asociacija arba „Big Speak“.
Breakout Sessions
Breakout sesijos – tai edukacinės programos, vykstančios visą dieną verslo konferencijų renginiuose. Tuo pačiu metu suplanuota daugiau nei viena sesija, kad dalyviai galėtų rinktis iš įvairių temų, kad galėtų tam tikru laipsniu pritaikyti savo tvarkaraštį. Apsvarstykite galimybę rezervuoti sėkmingus savo srities profesionalus, pramonės konsultantus ir instruktorius, vyriausybinių agentūrų atstovus ir kitus ekspertus pagrindinio pranešimo laikotarpiams. Apsvarstykite galimybę savo organizacijos svetainėje pakviesti pranešėjus, kad paskatintumėte žmones, norinčius prisidėti, teikti pasiūlymus.
Svarbu, kad būtų galima pasiūlyti platų temų įvairovę ir paskirstyti temas taip, kad žmonės galėtų dalyvauti programose, kurios atitinka jų interesus. Pavyzdžiui, jei turite du su apskaita susijusius pranešėjus, suplanuokite juos skirtingu laiku, kad labiausiai buh alterija besidomintys žmonės turėtų galimybę dalyvauti abiejuose. Vienu metu siūlykite labai skirtingas temas, tokias kaip rinkodara ar klientų aptarnavimas, kad apskaita nesidomintys dalyviai taip pat turėtų iš ko rinktis.
Protų mūšio sesijos
Vienas didžiausių dalyvavimo konferencijose privalumų – galimybė susitikti ir pabendrauti su bendraminčiais specialistais. Apsvarstykite galimybę darbotvarkėje skirti laiko smegenų šturmo sesijoms konkrečiomis temomis. Pavyzdžiui, galite užblokuoti keletą atskirų seansų, kad būtų apvalaus stalo diskusijos aktualiomis dalyviams aktualiomis temomis. Be to, renginio vestibiulyje galite paskirti sėdimų vietų, skirtų specialių pomėgių diskusijoms skirtingu dienos metu. Dalyviai, norintys sužinoti daugiau apie tai, ką kiti galvoja nurodytomis temomis, įvertins galimybę dalyvauti tokiame renginyje.
Mažmeninė prekyba
Konferencijose dažnai yra nešiojamų mažmeninės prekybos parduotuvių, kuriose dalyviai gali įsigyti firminių prekių, kurias siūlo rėmėjų asociacija, pvz., marškinėlių, rašiklių, portfelių ir kt. Šiose mažmeninės prekybos vietose taip pat paprastai yra knygų, parašytų renginyje kalbančių autorių. Jei jūsų grupė negali investuoti į daug atsargų, tiesiog pateikite keletą eksponatų, kuriuos dalyviai gali užsisakyti renginyje, kad galėtumėte juos pristatyti į jų namus ar biurą. Jie tikriausiai įvertins, kad nereikės neštis ar pakuoti daiktų namo, todėl galite pastebėti, kad tokiu būdu parduodate dar daugiau.
Knygų parašai
Kalbant apie autorius, renginio metu gera idėja suplanuoti knygų pasirašymus pranešėjams, išleidusiems knygas. Paprastai geriausia surengti konkretaus autoriaus knygos pasirašymą iš karto po asmens kalbos, nes dalyviai, sužavėti asmens pristatymu, gali eiti tiesiai į pasirašymą ir įsigyti pasirašytą knygą. Tai gali padėti jūsų grupei padidinti knygų pardavimą, o galimybė kalbėti jūsų renginyje bus ypač patraukli autoriams.
Paroda
Dauguma verslo konferencijų apima parodų dalį, kurioje pardavėjai ir rėmėjai gali įrengti stendus savo produktams ir paslaugoms rodyti mainais už tam tikrą mokestį. Pinigai, gaunami už mokesčius, susijusius su dalyvavimu parodose, gali padėti padengti viso renginio organizavimo išlaidas ir padėti planavimo organizacijai uždirbti pajamų savo veiklai paremti.
Kai kuriose konferencijose parodos veikia visą laiką, o kitose parodos stendo skyrius dalyviams pasiekiamas tik tuo metu, kai sesijos nevyksta. Kiekvienam parodos dalyviui priskiriama konkreti stendo erdvė, kurioje jie įrengia savo produktus ir paslaugas reklamuojančius eksponatus. Jie paskiria komandos narius kabinų personalui ir bendrauja su dalyviais. Dauguma platina produktų literatūrą ir siūlo kažkokias dovanas (dažniausiai reklamines verslo dovanas ar užkandžius), taip pat renka dalyvių kontaktinę informaciją, kurią ateityje panaudos rinkodaros tikslais.
Tylusis aukcionas
Jei jūsų konferencija yra pagrindinis rėmėjų grupės ar kitos asociacijos lėšų rinkimas, apsvarstykite galimybę surengti tylųjį aukcioną. Tai apima paaukotų daiktų rinkimą, dėl kurių dalyviai gali siūlyti kainą tam tikrą laiką konferencijos metu. Pasibaigus aukcionui, „laimi“didžiausią kainą pasiūlęs asmuo už kiekvieną prekę – tai reiškia, kad jis prekę pirks. Tie, kurie užsiima, smagiai apsipirkinėja ir varžosi, ypač jei gauna puikių pasiūlymų, o organizacija gauna papildomų pajamų iš renginio.
Maistas: maistas ir užkandžiai
Maistas yra svarbi bet kurio konferencijos renginio dalis! Tikėtina, kad maistą ir užkandžius turėsite nusipirkti iš konferencijų centro, viešbučio ar kitos vietos, kurioje vyks renginys. Ryte turėtumėte planuoti lengvus pusryčius, jei renginys prasideda anksti, pietus arba savitarnos pietus ir popietinius užkandžius. Kai kurie renginiai taip pat apima vakarienę vieną ar daugiau naktų, ypač jei yra apdovanojimų ceremonija arba specialus vakaro pagrindinis pristatymas.
Užsisakant meniu, būtinai turėkite platų pasirinkimą, kad atsižvelgtumėte į specialius mitybos apribojimus. Jei siūlote savitarnos patiekalus, įsitikinkite, kad yra žmonių, kurie negali (arba nenori) valgyti glitimo, cukraus, kviečių, riešutų ar mėsos. Taip pat patartina turėti pasirinkimų tiems, kurie laikosi veganiško gyvenimo būdo. Jei patiekiate patiekalus su lėkštėmis, leiskite dalyviams pasirinkti maistą, atitinkantį jų valgymo būdą. Vienas iš būdų tai padaryti – registracijos formoje įtraukti skyrių, kuriame dalyviai gali nurodyti mitybos apribojimus arba pateikti specialius užsakymus.
Išvadinis priėmimas
Apsvarstykite galimybę pirmą konferencijos vakarą surengti įžanginį priėmimą, kurio tikslas - įtraukti dalyvius į renginį ir skatinti rėmėjus (pardavėjus ir rėmėjus). Idėja yra surengti smagų renginį, kuriame žmonės nekantrauja dalyvauti ir kuris suteiks jiems galimybę struktūriškai bendrauti su kitais dalyviais.
Šie priėmimai dažnai rengiami parodų aukšte, todėl dalyviai gali pirmą kartą pažvelgti į parodos dalyvius ramioje aplinkoje, kur patiekiamas maistas ir gėrimai. Taip sukuriama pridėtinė vertė pardavėjams ir rėmėjams, kurie moka už parodos stendus, nes šiuose priėmimuose paprastai gausiai dalyvauja konferencijos dalyviai.
Tikriausiai galite rasti rėmėją, kuris garantuotų tokio tipo renginių išlaidas mainais už reklaminį atlygį. Jei ketinate patiekti alkoholį registratūroje, apsvarstykite galimybę kiekvienam dalyviui duoti tam tikrą gėrimų bilietų skaičių, kad jis galėtų nemokamai gauti keletą gėrimų. Tai padės kontroliuoti išlaidas ir sumažinti kitas galimas atsakomybės problemas. Už maistą ar kitus gėrimus neturėtų būti imamas mokestis.
Socialiniai ryšiai
Gera idėja įtraukti papildomų neformalių būdų, kaip dalyviams bendrauti ir atsipalaiduoti. Pvz., galite įtraukti tviterį, kuris leidžia žmonėms smagiai bendrauti ir kartu sustiprinti renginio buvimą socialinėje žiniasklaidoje. Pasirinkite oficialią renginio žymą su grotelėmis, kad dalyviai galėtų pasidalinti savo patirtimi internete.
Taip pat yra gera idėja leisti dalyviams užsiregistruoti dalyvauti grupiniuose renginiuose, už kuriuos jie mokėtų patys, pvz., maitinimas tam tikro tipo restoranuose, su pranešėjais ar autoriais, kurių darbai yra paryškinti renginyje, arba pamatyti vietines lankytinas vietas. Tai ypač naudinga žmonėms, kurie nedalyvauja kartu su kitais pažįstamais žmonėmis, nes tai suteikia jiems galimybę susipažinti su kitais dalyviais ir įsitraukti į vietinę vietovę, nesiruošiant patiems.
Pramogos
Pramogos gali būti puiki papildoma funkcija didelėms konferencijoms, ypač toms, kurios trunka kelias dienas. Kai kurios kelių dienų konferencijos apima renginius po darbo valandų, pavyzdžiui, koncertus, komedijų pasirodymus ar vakarėlius, kuriuose dalyviai gali dalyvauti. Dalyvių įėjimas turėtų būti įtrauktas į bendrą renginio registracijos mokestį, tačiau tikriausiai taip pat turėtumėte leisti jiems įsigyti papildomų bilietų tik į pramogų dalį (-es). Tokiu būdu verslo keliautojai, kurie kartu atsiveda draugus ar šeimos narius, gali įtraukti savo kelionių palydovus į tokio tipo renginius.
Treniruočių grupės
Gali būti sunku laikytis savo treniruočių rutinos, kai esate ne mieste konferencijoje. Gali būti naudinga, kai renginio organizatoriai paskelbia organizuotų grupinių mankštų grafiką. Pavyzdžiui, galite paprašyti komiteto narį, susipažinusį su vietine vietove, surengti kasdienius pasivaikščiojimus ar bėgimus, arba paskirti vietą renginio vietoje ir pasiūlyti grupinius kūno rengybos užsiėmimus tiems, kurie nori dalyvauti.
Attendee Door prizai
Žmonėms patinka laimėti daiktus, todėl gali būti puiku suteikti dalyviams būdų užsiregistruoti ir laimėti prizus renginio metu. Galite įtraukti rėmėjų organizacijos teikiamus durų prizus ir pardavėjų pristatytus daiktus. Pavyzdžiui, kai kurios grupės gali skirti piniginį didįjį prizą (finansuojamą organizacijos arba rėmėjo) kartu su mažesniais prizais, kuriuos paauko parodos dalyviai.
Daugelis grupių valdo durų prizų įteikimo procesą, dalyviams suteikdamos bingo korteles su kiekvieno rėmėjo arba kelių pirmųjų pardavėjų, kurie užsiregistruoja ir sumoka, pavarde. Dalyviai turi apsilankyti nurodytose kabinose, kad gautų unikalius antspaudus ar parašus, tada užpildytos kortelės įrašomos į piešinį. Kortelės ištraukiamos iš anksto nustatytu laiku (paprastai dienos pabaigoje), o dalyvaujantiems dalyviams įteikiami prizai.
Kai kuriuose renginiuose pardavėjai, turintys durų prizus, juos apdovanoja rinkdami vizitines korteles iš dalyvių arba nuskaitydami brūkšninius kodus iš jų ženklelių.
Parodos dalyvių durų prizai
Kai kurios grupės parodos dalyviams taip pat siūlo durų prizus, siekdamos toliau įtraukti asmenis ir įmones, teikiančias finansinę paramą konferencijai. Viena iš galimybių yra nupiešti vieno ar dviejų dalyvių vardus, kad gautumėte nemokamą vietą kitų metų renginyje. Taip pat galbūt norėsite nupiešti pardavėjų atstovų vardus ir apdovanoti linksmus prizus, kuriuos jiems patiks gauti. Jie tai įvertins, ir tai gali padėti paskatinti darbdavius dalyvauti kitais metais!
Įvertinimai
Svarbu gauti atsiliepimų iš šių metų dalyvių, taip pat pardavėjų ir rėmėjų. Suteikite galimybę visiems dalyvaujantiems užpildyti vertinimo formą. Galite išplatinti popierinius vertinimus renginio metu arba tolesnius veiksmus, atsiųsdami apklausą per kelias dienas. Kad ir kaip prašytumėte atsiliepimų, svarbu tai padaryti! Taip pat svarbu klausytis! Paskelbkite rezultatus ir atsižvelkite į atsiliepimus, į kuriuos atsižvelgsite pradėdami planuoti kitų metų renginį.
Geros konferencijos
Nors tai nėra visų įmanomų veiklos rūšių, kurios galėtų būti įtrauktos į konferenciją, sąrašas, tai yra puikus atspirties taškas. Peržiūrėkite šias idėjas ir paskatinkite kitus, dalyvaujančius planuojant kitą renginį, daryti tą patį. Naudokite tai, ką išmokote, pasirinkdami kai kurias veiklas ir kaip atspirties tašką, kad galvotumėte apie kitas idėjas, kurios gali padėti jūsų renginiui padaryti dar patrauklesnį tikslinei auditorijai. Ten vyksta daug konferencijų, todėl svarbu imtis veiksmų ir užtikrinti, kad jūsų renginyje būtų vertingų profesinio tobulėjimo galimybių ir išteklių, taip pat smagiai praleistų laiką.
