Internal Revenue Service (IRS) W-9 forma pavadinta „Užklausa dėl mokesčių mokėtojo identifikavimo numerio ir sertifikato“. Šis IRS dokumentas skirtas rinkti pagrindinę mokesčių informaciją iš tam tikrų mokesčių mokėtojų, kurie gali būti asmenys arba įmonės.
Formos W-9 paskirtis
Visų pirma, W-9 suteikia bendrovei pagrindinę informaciją apie mokesčių mokėtojus, su kuriais ji bendradarbiauja. Tai leidžia jiems pranešti apie mokesčių mokėtojui sumokėtą sumą už IRS suteiktas paslaugas. Jungtinių Valstijų piliečiai ir rezidentai užsieniečiai, korporacijos, patikos fondai ir kitų tipų verslo subjektai, kurių pajamos nėra išskaičiuojami mokesčiai, turi užpildyti W-9, o užsieniečiai nerezidentai arba asmenys iš užsienio turėtų užpildyti W-8 formą.
Jei mokesčių mokėtojas neužpildo ir negrąžina W-9 arba pateikia neteisingą arba neišsamų mokesčių mokėtojo identifikavimo numerį (TIN), bet kokios mokesčių mokėtojui sumokėtos lėšos gali būti išskaičiuotos iš atsarginio mokesčio. Esant tokiai situacijai, įmonė išskaičiuotų 28% mokesčių mokėtojui priklausančių pajamų ir išskaičiuotą dalį išsiųstų IRS. Tai yra federalinės agentūros būdas užtikrinti, kad būtų sumokėti atitinkami mokesčiai, net jei mokesčių mokėtojas nėra tinkamai identifikuotas.
Kada reikalingi W-9?
Įmonė turi gauti W-9 iš bet kurio asmens ar įmonės, dėl kurios ji turės pateikti informacijos deklaraciją IRS. Pavyzdžiui, įmonė, samdanti nepriklausomą rangovą naujai įmonės svetainei sukurti, greičiausiai turės pateikti IRS formą 1099-MISC, kad praneštų, kiek sumokėjo interneto dizaineriui.
Norint užpildyti 1099-MISC, įmonei reikia rangovo identifikavimo informacijos – pavadinimo, TIN, adreso ir pan. Kad gautų šią informaciją, įmonė turės iš rangovo surinkti W-9 formą. Panašiai įmonės dažnai prašys W-9 formų iš įmonių pardavėjų, kad turėtų informacijos, reikalingos pranešti apie savo verslo išlaidas, kaip reikalauja IRS.
W-9 įrašų saugojimas
Kaip ir daugumos mokesčių dokumentų atveju, įmonės turėtų saugoti visų W-9 formų kopijas mažiausiai trejus metus nuo paskutinės atitinkamos mokesčių deklaracijos pateikimo (arba deklaracijos pateikimo termino, jei vėliau). Aukščiau pateiktame pavyzdyje, jei įmonė sudarė sutartį su interneto dizaineriu 2017 m. ir jis baigė savo darbą iki metų pabaigos, įmonė W-9 formą turėtų saugoti bent iki 2021 m. balandžio 16 d. (darant prielaidą, kad įmonė pateikė 2017 m. mokesčių deklaracija 2018 m. balandžio 15 d.).
Kaip užpildyti W-9 formą
Tikrasis W-9 yra gana trumpas ir gana paprastas. Jį sudaro trys pagrindinės dalys: asmeninė informacija, TIN ir sertifikatas.
Asmeninės informacijos skyrius asmenims
1 eilutėje individualūs mokesčių mokėtojai turi nurodyti savo pavardę, nurodytą mokesčių deklaracijoje. Nors techniškai jie yra verslo subjektas, individualūs savininkai šioje skiltyje turi nurodyti savo juridinį pavadinimą.
Individualūs savininkai pakartoja savo pavadinimą antroje eilutėje, kuri reikalauja „Įmonės pavadinimo arba nepaisomo subjekto pavadinimo“. Čia jie įrašo savo vardą ir pavardę bei raides DBA, reiškiančias „verslą vykdyti kaip“, po kurių nurodomas fiktyvus įmonės pavadinimas, jei toks yra. Pavyzdžiui, jei Johnas Smithas būtų vienintelis „Speedy Plumbing“savininkas, jis pirmąją eilutę užpildytų kaip John Smith, o antrąją – kaip John Smith DBA Speedy Plumbing.
Toliau mokesčių mokėtojas pažymi langelį „Individualus savininkas / individualus savininkas“, esantį po pavadinimo eilutėmis. Mokesčių mokėtojas taip pat turi nurodyti savo pašto adresą 5 ir 6 eilutėse. Informacija apie klientą gali būti pateikta dešinėje formos pusėje šioje srityje, bet nebūtina.
Asmeninės informacijos skyrius įmonėms
Įmonės ar kiti subjektai turi nurodyti savo juridinį pavadinimą (tik taip, kaip nurodyta jų mokesčių deklaracijoje) 1 eilutėje. Jei įmonė taip pat turi prekės pavadinimą arba DBA, tai nurodoma 2 eilutėje.
Toliau mokesčių mokėtojas pažymi langelį, kuriame nurodoma, kaip verslo subjektas klasifikuojamas pagal jo teisinę struktūrą. Turėsite nurodyti, ar subjektas yra C korporacija, S korporacija, bendrija, ribotos atsakomybės bendrovė (LLC) ir kt.
Jei įmonė yra vieno nario LLC, pažymėkite langelį „Individualus / individualus savininkas“, o ne „LLC“. LLC, pasirinkusios alternatyvią apmokestinimo formą (pvz., LLC, kuri pasirinko būti apmokestinama kaip S korporacija), įves mokesčių klasifikavimo kodą laukelyje šalia LLC žymimojo laukelio, kaip nurodyta formoje.
Pagrindinis subjekto pašto adresas turi būti pateiktas 5 ir 6 eilutėse. Kliento adresas taip pat gali būti įtrauktas į pašto adreso skilties dešinėje esančią vietą, bet nebūtina.
Išimtys
Dauguma mokesčių mokėtojų 4 eilutės tarpus paliks tuščius. Pirmas tarpas 4 eilutėje rodo, kad mokesčių mokėtojas atleidžiamas nuo atsarginio išskaitymo. Asmenys ir individualūs savininkai beveik niekada nebus atleisti nuo atsarginio išskaitymo, tačiau tam tikrais atvejais korporacijos yra atleistos. Gavėjo kodai ir aplinkybės išvardyti trečiajame W-9 puslapyje. jei atitinkate vieną iš šių sąlygų, pirmoje 4 eilutės vietoje įrašykite atitinkamą kodo numerį.
4 eilutės FATCA skirsnis taikomas tik tuo atveju, jei W-9 pateikiate užsienio finansų institucijai ir esate atleisti nuo Užsienio sąskaitų mokesčių atitikties įstatymo (FATCA) ataskaitų teikimo. Tokiu atveju peržiūrėkite kodų ir priežasčių sąrašą trečiajame W-9 formos puslapyje, kad sužinotumėte, ar atitinkate reikalavimus, ir įdėkite atitinkamą kodo raidę FATCA 4 eilutėje. Jei abejojate, paklauskite formą prašančios finansų įstaigos, ar turėtumėte užpildyti šią vietą.
Sąskaitos numerio informacija
Paskutinė asmeninės informacijos skilties eilutė nurodo „sąskaitų numerius“. Čia mokesčių mokėtojas išvardija visas sąskaitas, kurias turi IRS, kad galėtų grąžinti mokesčius arba išankstinius mokėjimus už numatomas mokestines prievoles. Ši informacija yra neprivaloma ir paprastai turi būti palikta tuščia.
Mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris (TIN)
TIN skiltis turi būti užpildyta neatsižvelgiant į tai, ar mokesčių mokėtojas yra fizinis asmuo, individualus savininkas ar verslo subjektas.
- Asmenys savo socialinio draudimo numerį įrašo dešinėje formos pusėje, tam skirtose vietose.
- Individualūs savininkai ir vienos narės LLC gali naudoti savo socialinio draudimo numerį arba darbdavio identifikavimo numerį (EIN), nors IRS teikia pirmenybę socialinio draudimo numeriams.
- Net jei konkretus asmuo yra atsakingas už subjektą, kitų tipų verslo subjektai pateikia savo EIN tam skirtose vietose.
Sertifikavimo skyrius
Šiame skyriuje mokesčių mokėtojas pasirašo formą ir patvirtina, kad joje pateikta informacija yra teisinga. Nepateikus arba sąmoningai pateikus melagingą informaciją, mokesčių mokėtojas baudžiamas.
W-9 atitiktis
Nr. Kreipkitės patarimo į kvalifikuotą mokesčių specialistą, jei turite ypatingų aplinkybių arba nesate tikri, ar reikia užpildyti šią formą, ar jos paprašyti.
