Renginio planavimas jūsų organizacijoje yra įtemptas ir atima daug laiko. Geras organizavimas gali padėti sumažinti stresą ir sutaupyti laiko. Vienas svarbus aspektas, į kurį reikia atsižvelgti planuojant, yra kvietimas. Kvietime žmonėms bus pranešta apie būsimą renginį ir jie bus pakviesti dalyvauti. Dažnai apie įvykį jie girdi pirmą kartą, todėl svarbu kvietime nurodyti visas detales.
Pagrindiniai kvietimo elementai
Pagrindiniai elementai, kuriuos reikia įtraukti į kvietimą:
- Renginį organizuojanti organizacija
- Data
- Laikas
- Renginio vieta
- RSVP kontaktinė informacija
- Kaina dalyvauti renginyje
Taip pat svarbu kvietimą išsiųsti laiku. Tai reiškia, kad likus mažiausiai šešioms iki aštuonioms savaitėms iki renginio. Tai suteikia svečiams laiko atsakyti ir atitinkamai planuoti.
Kvietimų į lėšų rinkimą rašymas
Pasirinkus tinkamą formuluotę, galite nustatyti lėšų rinkimo toną ir pranešti svečiams apie renginio formalumą ir tai, ko jie turėtų tikėtis.
Kvietimų gairės
Kai kurios gairės, į kurias reikia atsižvelgti rašant kvietimą:
- Būtinai aiškiai nurodykite, kam renginys bus naudingas.
- Įtraukite renginio detales, pvz., ar bus patiekiama vakarienė, ar bus grynųjų pinigų baras.
- Būtinai paminėkite renginio formalumą. Jei renginys formalus, paminėkite, kad tai juodas kaklaraištis, kad svečiai žinotų aprangos kodą.
- Visada pateikite kontaktinę informaciją, jei svečiams kiltų klausimų.
- Jei renginys vyksta nepažįstamoje vietoje, apsvarstykite galimybę į kvietimą įtraukti nuorodas.
Kiti svarstymai
Keli kiti dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti rašant kvietimą:
- Tema:Pasirinkite temą ir įtraukite ją į kvietimą. Pavyzdžiui, jei renginys yra golfo išvyka, pakvietimui naudokite golfo temą.
- RSVP: Visada įtraukite atsakymo kortelę, kurią svečiai gali išsiųsti atgal. Kortelėje turi būti vieta, kur galima įrašyti svečio vardą ir pavardę bei bet kokią mokėjimo formą, jei reikia.
- Būk išskirtinis: Jei jūsų renginyje yra kažkas unikalaus, įtraukite tai į kvietimą, kad pritrauktumėte svečių. Pavyzdžiui, galima paminėti tylųjį ar gyvą aukcioną arba jei yra specialių pramogų.
Kvietimo formuluotės pavyzdys
Yra begalė būdų, kaip parašyti kvietimą į lėšų rinkimą. Norėdami rašyti savo kvietimą, galite naudoti šiuos pavyzdžius:
Pavyzdys 1
Metinės kepuraitės pietūs
Prisijunkite prie mūsų popietės pietų
Vietoje
Data ir laiku
Pietūs bus patiekiami 13:00 val. su nemokamu vynu
Prizai bus įteikti už geriausią skrybėlę
Automobilių parkavimo paslauga
50 USD auka bus naudinga organizacijai
Pavyzdys 2
Esate pakviesti į renginio pavadinimą
Data
Vieta
6:00 val. Kokteiliai ir užkandžiai
Cash Bar
19.30 val. vakarienė
Tylus ir gyvas aukcionas
Black Tie Vertinamas
nauda ABC
Pritraukite svečius į jūsų renginį
Atminkite, kad kvietimas dažnai yra pirmas dalykas, kurį mato svečiai, įspėdami juos apie jūsų įvykį. Būtinai skirkite laiko atidžiai pasirinkti kvietimą ir aiškiai suformuluokite jį, kad svečiams būtų paaiškinta, ko tikėtis. Kurdami kvietimus į lėšų rinkimą visada turėkite omenyje, kokį toną norite nustatyti savo renginiui, ir atspindėkite tai savo formuluotėse. Būkite kuo kūrybingi, kad suviliotumėte svečius dalyvauti jūsų lėšų rinkimo renginyje ir paremti jūsų tikslą.
